Bonnes pratiques
Pour que vos listes de diffusion soient dynamiques, vous devez être impliqué dans leur fonctionnement : une liste non contrôlée risque de partir à vau l'eau, de voir la qualité de ses messages se dégrader et de finalement s'éteindre...
L'utilisation de la messagerie en général et pour les listes de diffusion répond à un ensemble de règles très précises et indispensables pour une communication harmonieuse : la Nétiquette. En tant que propriétaire ou modérateur de liste, vous devez veiller à la faire respecter. Vous pourrez trouver les principes généraux de la Nétiquette ainsi que de nombreux liens sur la page de la Wikipédia consacrée à la Nétiquette .
Il est conseillé de rédiger une charte d'utilisation pour votre liste, regroupant toutes les règles qui la régissent :
- sujets de conversation autorisés, tolérés et bannis ;
- règles de rédaction (par exemple pour spécifier les langues dans lesquelles les abonnés ont le droit d'écrire, pour interdire le langage SMS, etc);
- règles régissant l'envoi des messages (fréquence, ajout de pièces jointes, etc.);
- responsabilités des abonnés en matière de nétiquette;
- droits et devoirs des abonnés;
- information sur l'archivage des messages envoyés sur la liste;
- informations légales et politique de confidentialité;
- sanctions encourues en cas de non-respect de la charte d'utilisation de la liste;
- etc.
Pour que tous les abonnés prennent connaissance de la charte d'utilisation de la liste, le mieux est de l'inclure dans le message de bienvenue qu'ils reçoivent lors de leur abonnement. Pour cela, vous devez personnaliser ce message en allant à la page 'Personnaliser' du module d'administration de la liste.
Lorsqu'elle existe, la 'Charte du propriétaire, animateur ou modérateur de liste' fournit aux propriétaires et aux modérateurs de listes toutes les informations indispensables pour pouvoir remplir leurs fonctions. Cette Charte recouvre l'ensemble des responsabilités et des attributions des propriétaires et modérateurs.